Factures et conditions générales

Factures EasyWebshop se concentre sur les logiciels de boutiques en ligne, mais propose également une application de facturation complète pour ses clients Business.

Avant de proposer cette fonctionnalité, nous avons remarqué que nos clients devaient créer des factures manuellement dans une application bureautique ou utiliser un logiciel de facturation externe. Cela prenait du temps, était fastidieux et parfois coûteux.

Nous avons donc créé notre propre application de facturation à usage général. Elle génère des factures et les envoie par courrier électronique automatiquement sur la base des données des commandes entrantes. Une fois que tous les paramètres sont configurés comme vous le souhaitez, elle peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Invoicing

Fonctionnalités de la facturation

Les données de la facture sont remplies automatiquement et chaque champ peut être modifié
Personnalisation du modèle de facture, comme l'ajout de photos de produits et de textes personnalisés
La possibilité de personnaliser le calcul de la facture
Les téléchargements de PDF
Intégration de la norme UBL (Universal Business Language) pour l'exportation vers des applications comptables
La possibilité de créer des factures pro forma, des notes de crédit, des bordereaux d'expédition et des reçus
Numérotation automatique des factures avec fonction de remise à zéro
Possibilité d'envoyer les factures par courrier électronique à un comptable et à des applications comptables
Téléchargement et envoi automatisés des factures
Prise en charge multilingue (20 langues) et UTF-8
A4 et US Letter
Interface simple et conviviale

Les paramètres de facturation se trouvent dans Paramètres > Plus d'options > Factures et taxes.

Si Factures et taxes n'est pas affiché dans le menu, modifiez le niveau d'expérience de l'utilisateur en Avancé, dans Paramètres > Plus d'options > Niveau d'expérience de l'utilisateur.

Paramètres de la facture

Exemple de facture

Ce bouton génère un exemple de facture dans une nouvelle fenêtre du navigateur. Vous pouvez modifier les paramètres ci-dessous et cliquer à nouveau sur ce bouton pour voir le résultat. Vous pouvez également effectuer une commande test dans votre propre boutique et télécharger une facture réelle à l'adresse Gestion > Commandes. Il est recommandé d'effectuer quelques commandes test, ce qui vous permet d'affiner vos factures.

Taille du papier

Il est possible de générer des factures au format A4 et au format U.S. Letter.

Langue

Cette option permet de définir la langue de la facture. Par défaut, il s'agit de la langue par défaut de la boutique en ligne, mais elle peut également être définie dans la langue du client ou dans une autre langue.

Préfixe du numéro de facture

Il s'agit d'un préfixe fixe qui sera affiché avant le numéro de facture. Il est conseillé de n'utiliser que des lettres et non des caractères numériques. L'utilisation de chiffres peut entraîner une confusion avec les numéros de facture.

Numéro de facture

Cliquez sur le numéro de facture pour obtenir un aperçu des numéros de facture et des commandes qui y sont liées. En bas de cette page, vous trouverez un bouton de réinitialisation pour déconnecter les factures des commandes et recommencer avec de nouveaux numéros de facture.

Date d'échéance

Cette option vous permet de définir le nombre de jours avant que la facture ne soit payée.

Couleur

Les factures, les factures proforma, les notes de crédit, les bordereaux d'emballage et les reçus peuvent avoir un modèle de couleur distinct pour les distinguer les uns des autres.

Type de police

Trois polices de caractères sont disponibles par défaut : Sans serif, monospace (chaque caractère prend la même quantité d'espace), et serif. L'application se limite à ces polices parce qu'elles sont installées sur tous les types d'ordinateurs et qu'il n'est donc pas nécessaire de les ajouter aux données du PDF. Cela permet de réduire la taille du fichier des factures. En outre, ces polices sont agréables à lire, de sorte que les factures restent claires et ne comportent pas de caractères confus.

Logo

Il s'agit d'un logo (fichier image) qui apparaîtra en haut à gauche de vos factures.

Formats de fichier : jpg, .jpeg, .gif, .png
Taille maximale du fichier : 5MB

Utilisez les fonctions Resize et Crop pour expérimenter différents logos et tailles jusqu'à ce que vous obteniez le résultat souhaité. Vous pouvez également utiliser un logiciel de retouche d'images pour affiner votre logo. Nous vous recommandons GIMP et Paint.NET. Parfois, des espaces blancs doivent être ajoutés sur les côtés ou en haut et en bas si le logo est trop long pour tenir sur la facture.

Détails de la facture

Les données relatives à votre entreprise s'affichent en haut de la facture. Cliquez sur le lien Mettre à jour pour modifier les données de votre entreprise.

En-tête

L'en-tête est un texte facultatif qui peut être ajouté à la facture. Ce texte s'affiche sous les détails de l'adresse et au-dessus des produits.

Pied de page

Le pied de page est un texte facultatif qui peut être ajouté à la facture. Ce texte s'affiche sous les produits et au-dessus du calcul de la facture.

Pied de page 2

Le deuxième pied de page est un texte facultatif qui peut être ajouté à la facture. Ce texte s'affiche sous le calcul de la facture et le montant total.

Afficher les images de prévisualisation

Pour chaque produit, une vignette (petite image) peut être affichée sous le code du produit. Cela ne fonctionne que si le produit peut être trouvé dans la gestion des produits. Cela ne fonctionne pas pour les produits supprimés.

Ajouter une page de conditions générales

Vous pouvez ajouter une page de conditions générales. Le texte peut être défini en plusieurs langues dans Paramètres > Plus d'options > Conditions générales. Dans la section ci-dessous, la définition des conditions générales est expliquée plus en détail.

Envoyer la facture

Vous pouvez définir ici les destinataires de la facture. Par défaut, la facture sera envoyée à votre client et une copie vous sera envoyée. Les factures ne sont pas sauvegardées dans le back-office, vous pouvez les sauvegarder dans votre boîte aux lettres. Il est possible d'ajouter des adresses électroniques supplémentaires. Il peut s'agir d'une personne qui gère l'administration, d'un comptable ou d'une application comptable. Vous pouvez ajouter la facture PDF en tant que pièce jointe à l'e-mail. Pour les comptables et les applications comptables, vous pouvez utiliser le standard UBL pour le traitement automatique de vos factures. Après avoir consulté une facture, vous pouvez l'envoyer en cliquant sur l'icône Envoyez la facture par courriel en bas de l'exemple de facture.

Actions automatisées

Pour vous faire gagner du temps, la facture peut être téléchargée (au format PDF ou UBL), un numéro de facture lui est attribué et elle est envoyée automatiquement par courrier électronique à l'ouverture de la facture. Dans cette section, vous pouvez choisir les actions que vous souhaitez voir exécutées automatiquement.

TVA

Vous pouvez définir ici si les prix de votre boutique sont proposés avec ou sans TVA. Réglez ce paramètre une seule fois. Modifier ce paramètre est très déroutant pour vos clients. En outre, les factures des commandes précédentes seront mal calculées car ces commandes ont été effectuées avec une autre méthode de calcul de la taxe.

Taux de TVA

Vous pouvez définir ici jusqu'à trois taux de TVA. Par exemple, pour la Belgique : 21%, 12% et 6%, pour les Pays-Bas 21%.

Ne pas appliquer la TVA en dehors de l'Europe (EEE)

Cochez cette option si vous ne souhaitez pas que la TVA soit facturée pour les commandes dont le pays de facturation du client n'est pas l'Europe.

Ne pas facturer la TVA pour les entreprises étrangères de l'UE (EEE)

Cela vous permet de vous assurer que la TVA est de 0 % pour les commandes B2B provenant d'un autre pays européen. Par exemple, si une entreprise suédoise vend un produit à une entreprise danoise, ou vice versa. Vos clients doivent disposer d'un numéro de TVA valide pour que cela fonctionne.

Procédure de paiement B2B / B2C

B2B + B2C: pendant, les clients peuvent choisir entre Privé ou Entreprise. Il s'agit du paramètre par défaut.B2C: vos clients ne peuvent pas saisir de nom de société ou de numéro de TVA. Cela simplifie la procédure de paiement. Les prix des produits hors TVA ne sont pas affichés dans votre boutique.B2B: vos clients peuvent entrer un nom d'entreprise et un numéro de TVA lors de la commande.
Numéro de TVA B2B requis: identique à B2B, mais le numéro de TVA est vérifié dans le Système d'échange d'informations sur la TVA de l'Union européenne. Veuillez noter que le système VIES de l'UE connaît des interruptions régulières ; il ne sera pas possible pour vos clients de passer une commande pendant les temps d'arrêt du système VIES.

Ouverture et visualisation des factures

PDF Les factures sont générées au format PDF par défaut. Vous pouvez ouvrir les fichiers .pdf à l'aide d'une application de lecture de PDF. Vous trouverez ci-dessous une liste de quelques lecteurs de PDF open source recommandés :

Modifier les numéros de facture

Les numéros de facture sont automatiquement attribués à chaque facture en fonction du numéro de facture existant le plus élevé. L'attribution du nouveau numéro de facture se fait au moment du téléchargement ou de l'envoi de la facture par courrier électronique.

Lorsque vous téléchargez une facture, vous pouvez modifier le numéro de la facture en bas de la page. Le numéro de facture suivant commencera à partir de votre dernier numéro de facture. Cela vous permet de choisir exactement quel numéro est attribué à chaque facture. Il est possible d'ignorer les numéros de facture des commandes provenant de l'extérieur de votre magasin ou de créer des numéros de facture doubles (si vous le souhaitez). Comme le numéro de facture le plus élevé est toujours utilisé pour la facture suivante, il est impossible de générer automatiquement des numéros de facture en double.

En tant qu'utilisateur, vous avez toujours la liberté de choisir les numéros de facture, mais vous risquez de vous tromper. Nous vous conseillons de laisser le système attribuer les numéros de facture automatiquement. De cette manière, les lacunes et les numéros de facture doubles ne se produiront jamais.

Dans les paramètres de la facture, cliquez sur le numéro de la facture pour obtenir un aperçu des numéros de facture et des commandes qui y sont liées. En bas de cette page, vous trouverez un bouton Reset pour déconnecter les factures des commandes et commencer avec de nouveaux numéros de facture. La réinitialisation des numéros de facture ne peut pas être annulée une fois que vous avez cliqué sur le bouton de confirmation. Vous devrez créer de nouvelles factures.

Conditions générales multilingues

Webshop terms Les conditions générales peuvent être définies en plusieurs langues dans Paramètres > Plus d'options > Conditions générales.

Si les Conditions générales ne sont pas affichées dans le menu, réglez d'abord le niveau d'expérience utilisateur sur Avancé, dans Paramètres > Plus d'options > Niveau d'expérience utilisateur.

Les conditions générales sont disponibles :

Au bas de votre site web en utilisant le lien "Conditions générales", avec la possibilité d'imprimer
Le client doit accepter les conditions générales lors de la dernière étape de la commande
Sur la deuxième page jointe à vos factures

Veillez à ce que la présentation des conditions générales soit simple. Il n'y a aucune raison d'utiliser beaucoup de balises de texte, sauf pour les paragraphes. Ce texte étant affiché dans des pages HTML et des documents PDF, la mise en page peut être différente dans les deux cas.

Déclaration de confidentialité

À partir du 25 mai 2018, toute organisation qui traite ou contrôle des informations personnellement identifiables concernant des résidents de l'UE doit mettre en œuvre des mesures organisationnelles et techniques strictes pour être en conformité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Vous pouvez rendre votre boutique en ligne conforme au GDPR sur Paramètres > Plus d'options > Déclaration de confidentialité.

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